Vous avez une capacité d’organisation vous permettant de gérer de multiples sollicitations tout au long de la journée ? Vous êtes rigoureux(se) et avez un grand sens du service ? Vous aimez travailler en équipe et avez un excellent relationnel ?
Vous avez envie de participer à la création d’une équipe et vivre une nouvelle expérience ? N’hésitez plus, rejoignez-nous !

Intégré(e) directement au sein de la nouvelle équipe d’assistant(e)s de la Direction Soutien aux Opérations (DSO) que nous construisons, vous assurez l’assistance de l’ensemble des responsables de la Direction, à savoir :

Responsable Performance Collective,
Responsable Systèmes d’Information (DSI),
Responsable Qualité/Inspection (DQI),
Responsables Achats Production et Achats hors Production/Performance Achats (DA),
Responsable Santé, Sécurité, Sûreté & Développement Durable (D3SDD),
Responsable Projets (DPR), de son Directeur et de l’ensemble des membres qui y sont rattachés, soit au total plus de 150 personnes.

Les missions de l’équipe d’assistant(e)s DSO sont très variées. Elles consistent à gérer l’ensemble des tâches administratives et organisationnelles de la Direction, de servir d’interface entre la DSO et ses interlocuteurs extérieurs (sous-traitants, fournisseurs, …), et internes TA, faire le lien entre la Direction et le reste des équipes, ainsi qu’à réaliser des missions spécifiques dont certaines à forts potentiels.

En tant que métier de service et d’assistance vous veillez à l’efficacité de chacun au sein de la Direction et contribuez ainsi à la Performance collective de la DSO. L’objectif étant la qualité et le temps de traitement du service rendu.

1. Missions traditionnelles d'un(e) assistant(e) :

Gestion administrative courante : accueil, gestion du courrier, visites, diffusion et circulation des informations, des commandes et accusés de réception, ….
Gestion du personnel de la DSO : gestion des arrivées, Workflow, organigrammes, masters, groupes d’accès, fournitures, FAST, ….
Organisation des missions : saisie dans Notilus des OM, déplacements/réservations et notes de frais.
Gestion documentaire : traitement du courrier et documents émis, enregistrement, applicabilité, diffusion, archivage (application des règles de gestion documentaire de la société), gestion des répertoires partagés.
Gestion des agendas, réunions et évènements : organisation et/ou pilotage de réunions, COPIL, comités (Projets, Achats, Performance, ...), audits, séminaires, gestion du planning des congés de l’équipe.

2. Missions spécifiques de la Direction :

Intégration dans une équipe de 2 assistantes DSO avec demande d’une continuité de service (polyvalence, permanence physique et téléphonique, relais pendant les congés).
Homogénéisation, et standardisation des pratiques de la Direction, au-delà des périmètres et spécifiés des différentes activités de la DSO.
Promotion et participation à des actions du Plan de Performance Collective de TA (propositions d’idées pour améliorer nos fonctionnements et notre efficacité, suivi de l’avancement des actions, ….).
Elaboration et suivi de statistiques et/ou de tableaux de bord en fonction des besoins (suivi des événements Q3SE à partir du logiciel EVA, effectifs, imputations, budgets, …).
Suivi des indices économiques (pour les estimations).
Lancement de commandes sous SAP, traitement des NDA « Non Disclosure Agreement ».
Suivi des audits (internes/fournisseurs/Client/certification) et inspections nucléaires menés par la DSO.
Contribution à l’établissement de supports de communication DSO en interface avec la Direction de la Communication.
Organisation de réunions métier, séminaires internes et externes de la Direction.

Ces missions sont vouées à évoluer en fonction du candidat(e) retenu(e), des perspectives et de la dimension que prendra la nouvelle équipe d’assistant(e)s DSO.